Bonjour et bienvenue dans notre étiquette de courrier électronique professionnel. La plupart des gens ont déjà écrit des e-mails à un moment donné de leur vie. Cependant, les e-mails qu'une personne moyenne écrit sont probablement des e-mails personnels et non des e-mails à des fins professionnelles.
Emails
que vous envoyez à des amis sont incroyablement différents dans le contenu et le contexte des e-mails professionnels que vous enverriez à des clients ou des employeurs ou même à d'autres collègues de votre personnel.
Donc, si vous avez un travail qui vous oblige à écrire des e-mails à des gens dans un style professionnel, l'apprentissage de l'étiquette des e-mails professionnels est un must absolu pour vous.
1. Disposition des en-têtes
Lorsque vous envoyez des e-mails à des amis, vous les disposez généralement comme un mémo. Cela signifie qu'il y a très peu de détails dans la mise en page en dehors des salutations et des paragraphes de base, généralement en commençant par les salutations.
Cependant, avec un email professionnel, il est préférable de le présenter exactement comme vous le feriez pour une lettre formelle. Vous devez mettre l'adresse de l'entreprise dans le coin droit ainsi que la date. Ce n'est qu'alors que vous devez passer aux salutations.
Cela donnera à votre e-mail un aspect plus formel, vous donnant l'impression d'être un professionnel qui sait ce qu'il fait, par opposition à quelqu'un qui ne pourrait tout simplement pas prendre la peine de passer plus de temps pour bien mettre en page.
2. Salutations appropriées
Lorsque vous êtes en envoyant un e-mail à un ami, vous les saluez généralement de manière informelle. Si leur nom était Mary Johnson, vous commenceriez probablement votre lettre par un « Hey Mary » ou un « Hello Mary ».
Cependant, cela n'est pas considéré comme un moyen professionnel d'écrire un e-mail à un client ou à une autre personne importante de votre entreprise. Encore une fois, vous devez utiliser la méthode appropriée avec laquelle vous salueriez quelqu'un si vous lui écriviez une lettre officielle à la place.
Si votre client est à nouveau Mary Johnson, vous devez la saluer avec respect. «Chère Mme Johnson» serait le moyen le plus approprié de commencer le corps réel de votre lettre dans ce cas. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous devez commencer par un simple «Cher Monsieur ou Madame».
La politesse vous mènera toujours incroyablement loin, quel que soit le domaine dans lequel vous travaillez.
3. Langage informel
Vous devriez aller droit au but avec votre e-mail. Ne traînez pas dessus comme si vous discutiez avec un ami et ne l'écrivez pas non plus.
Vous utilisez un langage qui semble impressionnant et intelligent tout en n'utilisant pas un langage si obscur que votre destinataire ne sait pas ce que vous dites. Tout le temps, vous devez le garder informel dans la mesure du possible, peut-être même impersonnel.
Cela vous fera paraître très professionnel à long terme.
4. Déconnexion
Lorsque vous envoyez votre e-mail, vous devez le terminer comme vous le feriez avec une lettre également. Ne vous contentez pas de dire « Bye » et votre prénom ; c'est trop personnel.
Vous devez dire « cordialement si vous connaissez le nom du destinataire et « sincèrement vôtre » si vous ne le connaissez pas. Ensuite, vous devez terminer par votre nom complet et le poste que vous occupez dans l'entreprise. (PDG, personnel technique, etc.)
Alors voilà! Tout ce que vous devez faire maintenant est de montrer à votre patron que vous pouvez désormais gérer les e-mails!
