שלום וברוכים הבאים לכלי התנהגות הדוא"ל העסקיים שלנו. לרוב האנשים יש ניסיון בכתיבת מיילים בשלב מסוים לפני חייהם. עם זאת, המיילים שאדם ממוצע כותב הם כנראה מיילים אישיים ולא מיילים למטרות עבודה.
הודעות דוא"ל שאתה שולח לחברים שונה מאוד בתוכן ובהקשר לאימיילים עסקיים שהיית שולח ללקוחות או למעסיקים או אפילו לעמיתים אחרים בכוח העבודה שלך.
לכן, אם יש לך עבודה שכוללת אותך בכתיבת מיילים לאנשים בסגנון עסקי, לימוד כללי התנהגות דוא"ל עסקי הוא חובה מוחלטת עבורך.
1. פריסות כותרות
כאשר אתה שולח מיילים לחברים, אתה בדרך כלל פורס אותם כמו תזכיר. משמעות הדבר היא שיש מעט מאוד פרטים בפריסה מלבד ברכות ופסקאות בסיסיות, בדרך כלל החל מהברכות.
עם זאת, עם א דוא"ל עסקי, עדיף לפרוס אותו בדיוק כמו שהייתם מפרסמים מכתב רשמי. אתה צריך לשים את כתובת החברה בפינה הימנית ואת התאריך גם כן. רק אז עליך להמשיך לברכות.
זה יגרום לאימייל שלך להיראות רשמי יותר, ויגרום לך להיראות כמו איש מקצוע שיודע מה הם עושים, בניגוד למישהו שפשוט לא היה מוטרד להשקיע את הזמן הנוסף כדי לעשות את הפריסה הנכונה.
2. ברכות נאות
כשאתה שליחת מייל לחבר, אתה בדרך כלל מברך אותם באופן לא רשמי. אם שמם היה מרי ג'ונסון, כנראה שהיית מתחיל את המכתב שלך ב'היי מרי' או 'שלום מרי'.
עם זאת, זו אינה נחשבת לדרך מקצועית לכתוב מייל ללקוח או לאדם חשוב אחר בעסק שלך. שוב, עליך להשתמש בשיטה הנכונה שבה היית מברך מישהו אם היית כותב לו מכתב רשמי במקום זאת.
אם הלקוחה שלך היא שוב מרי ג'ונסון, עליך לברך אותה בכבוד. 'גב' ג'ונסון היקרה' תהיה הדרך המתאימה ביותר להתחיל את הגוף האמיתי של מכתבך במקרה זה. אם אינך יודע את שמו של הנמען, אז אתה צריך להתחיל עם פשוט 'אדוני או גבירתי היקר'.
נימוס תמיד יביא אותך רחוק להפליא, לא משנה באיזה תחום עבודה אתה נמצא.
3. שפה לא פורמלית
אתה צריך להגיע ישר לעניין עם האימייל שלך. אל תתעסק עם זה כמו שהיית עושה אם אתה מפטפט עם חבר ואל תכתוב את זה גם איך היית מדבר.
אתה משתמש בשפה שנשמעת מרשימה וחכמה מבלי להשתמש בשפה כה מעורפלת שהנמען שלך לא יודע מה אתה אומר. כל הזמן, אתה חייב לשמור את זה לא פורמלי איפה שאפשר, אולי אפילו לא אישי.
זה יגרום לך להיראות מאוד מקצועי בטווח הארוך.
4. חתימה
כאשר אתה שולח את הדוא"ל שלך, עליך לסיים אותו כפי שהיית עושה גם במכתב. אל תגיד סתם 'ביי' ואת שמך הפרטי; זה אישי מדי.
אתה צריך לומר 'בכבוד רב אם אתה יודע את שם הנמען ו'שלך נאמנה' אם לא. אז כדאי לסיים בשמך המלא ובכל תפקיד שיש לך בחברה. (מנכ"ל, צוות טכני וכו')
אז הנה לך! כל מה שאתה צריך לעשות עכשיו זה להראות לבוס שלך שאתה יכול להתמודד עם המיילים מעתה ואילך!