Olá e bem-vindo à nossa Etiqueta de Email Empresarial. A maioria das pessoas tem experiência em escrever e-mails em algum momento antes de suas vidas. No entanto, os e-mails que uma pessoa comum escreve são provavelmente e-mails pessoais e não para fins profissionais.
E-mails você envia para amigos é incrivelmente diferente em conteúdo e contexto para e-mails comerciais que você envia para clientes ou empregadores ou até outros colegas da sua força de trabalho.
Portanto, se você tem um trabalho que envolve escrever e-mails para pessoas no estilo comercial, aprender a etiqueta do e-mail comercial é uma necessidade absoluta para você.
1. Layouts de cabeçalho
Quando você está enviando e-mails para amigos, geralmente os expõe como um memorando. Isso significa que há muito poucos detalhes no layout, além de cumprimentos e parágrafos básicos, geralmente começando com os cumprimentos.
No entanto, com um Email Comercial, é melhor explicá-lo exatamente como faria com uma carta formal. Você precisa colocar o endereço da empresa no canto direito e a data também. Só então você deve prosseguir com as saudações.
Isso fará com que seu e-mail pareça mais formal, fazendo você parecer um profissional que sabe o que está fazendo, ao contrário de alguém que simplesmente não se incomodou em perder tempo para acertar o layout.
2. Saudações adequadas
Quando você está enviando um email para um amigo, você geralmente o cumprimenta informalmente. Se o nome deles fosse Mary Johnson, você provavelmente começaria sua carta com um 'Hey Mary' ou um 'Hello Mary'.
No entanto, essa não é uma maneira profissional de escrever um email para um cliente ou outra pessoa importante em sua empresa. Novamente, você deve usar o método adequado com o qual você cumprimentaria alguém se estivesse escrevendo uma carta formal para ele.
Se sua cliente é Mary Johnson novamente, você deve cumprimentá-la com respeito. 'Cara Sra. Johnson' seria a maneira mais apropriada de começar o corpo real da sua carta neste caso. Se você não souber o nome do destinatário, comece com um simples 'Prezado senhor ou senhora'.
A polidez sempre o levará incrivelmente longe, não importa em que linha de trabalho você esteja.
3. Língua informal
Você deve ir direto ao ponto com o seu email. Não demore na conversa como conversaria com um amigo e não escreva como você falaria.
Você usa uma linguagem que soa impressionante e inteligente sem usar uma linguagem tão obscura que seu destinatário não saiba o que você está dizendo. O tempo todo, você deve mantê-lo informal sempre que possível, possivelmente até impessoal também.
Isso fará você parecer muito profissional a longo prazo.
4. Assinando
Quando você está enviando seu e-mail, você deve terminá-lo como faria com uma carta também. Não diga apenas 'tchau' e seu primeiro nome; isso é muito pessoal.
Você precisa dizer "sinceramente, se souber o nome do destinatário, e" fielmente ", se não souber. Em seguida, você deve terminar com seu nome completo e qualquer cargo que você ocupe na empresa. (CEO, equipe técnica etc.)
Então aí está! Tudo o que você precisa fazer agora é mostrar ao seu chefe que você pode lidar com os e-mails a partir de agora!