ਹੈਲੋ ਅਤੇ ਸਾਡੇ ਵਪਾਰਕ ਈਮੇਲ ਸ਼ਿਸ਼ਟਾਚਾਰ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਆਗਤ ਹੈ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਜੀਵਨ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿਸੇ ਸਮੇਂ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਦਾ ਅਨੁਭਵ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇੱਕ ਔਸਤ ਵਿਅਕਤੀ ਜੋ ਈਮੇਲਾਂ ਲਿਖਦਾ ਹੈ ਉਹ ਸ਼ਾਇਦ ਨਿੱਜੀ ਈਮੇਲਾਂ ਹਨ ਨਾ ਕਿ ਕੰਮ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਲਈ ਮੇਲ।
ਈਮੇਲ ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਦੋਸਤਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜਦੇ ਹੋ, ਉਹ ਸਮੱਗਰੀ ਅਤੇ ਵਪਾਰਕ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਅਵਿਸ਼ਵਾਸ਼ਯੋਗ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੱਖਰੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਗਾਹਕਾਂ ਜਾਂ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾਵਾਂ ਜਾਂ ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਵਿੱਚ ਹੋਰ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਨੂੰ ਭੇਜਦੇ ਹੋ।
ਇਸ ਲਈ, ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕੋਈ ਨੌਕਰੀ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਸ਼ੈਲੀ ਵਿੱਚ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਵਪਾਰਕ ਈਮੇਲ ਸ਼ਿਸ਼ਟਤਾ ਸਿੱਖਣਾ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਇੱਕ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ।
1. ਸਿਰਲੇਖ ਲੇਆਉਟ
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਦੋਸਤਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਭੇਜ ਰਹੇ ਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਮੀਮੋ ਵਾਂਗ ਰੱਖ ਦਿੰਦੇ ਹੋ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਲੇਆਉਟ ਵਿੱਚ ਬੁਨਿਆਦੀ ਨਮਸਕਾਰ ਅਤੇ ਪੈਰਿਆਂ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਬਹੁਤ ਘੱਟ ਵੇਰਵੇ ਹਨ, ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸ਼ੁਭਕਾਮਨਾਵਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਹਾਲਾਂਕਿ, ਨਾਲ ਏ ਵਪਾਰਕ ਈਮੇਲ, ਇਸ ਨੂੰ ਬਿਲਕੁਲ ਉਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇਣਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਪੱਤਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੱਜੇ ਕੋਨੇ ਵਿੱਚ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਪਤਾ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਵੀ ਰੱਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਕੇਵਲ ਤਦ ਹੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸ਼ੁਭਕਾਮਨਾਵਾਂ 'ਤੇ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਹੋਰ ਰਸਮੀ ਬਣਾ ਦੇਵੇਗਾ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਵਾਂਗ ਜਾਪਦੇ ਹੋ ਜੋ ਜਾਣਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਵਿਰੋਧ ਵਿੱਚ ਕੀ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ ਜੋ ਲੇਆਉਟ ਨੂੰ ਸਹੀ ਕਰਨ ਲਈ ਵਾਧੂ ਸਮਾਂ ਬਿਤਾਉਣ ਤੋਂ ਪਰੇਸ਼ਾਨ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
2. ਉਚਿਤ ਨਮਸਕਾਰ
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਹੋ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਕਿਸੇ ਦੋਸਤ ਨੂੰ, ਤੁਸੀਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਗੈਰ ਰਸਮੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਸਵਾਗਤ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਜੇ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਨਾਮ ਮੈਰੀ ਜੌਨਸਨ ਸੀ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ਾਇਦ ਆਪਣੀ ਚਿੱਠੀ 'ਹੇ ਮੈਰੀ' ਜਾਂ 'ਹੈਲੋ ਮੈਰੀ' ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋਗੇ।
ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਗਾਹਕ ਜਾਂ ਹੋਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਦਾ ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਤਰੀਕਾ ਨਹੀਂ ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਦੁਬਾਰਾ ਫਿਰ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਚਿਤ ਢੰਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਨਮਸਕਾਰ ਕਰੋਗੇ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਸਦੀ ਬਜਾਏ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਪੱਤਰ ਲਿਖ ਰਹੇ ਹੋ।
ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡਾ ਗਾਹਕ ਦੁਬਾਰਾ ਮੈਰੀ ਜੌਹਨਸਨ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਸ ਦਾ ਆਦਰ ਨਾਲ ਸਵਾਗਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। 'ਡੀਅਰ ਮਿਸ. ਜੌਨਸਨ' ਇਸ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਚਿੱਠੀ ਦੇ ਅਸਲ ਭਾਗ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਢੁਕਵਾਂ ਤਰੀਕਾ ਹੋਵੇਗਾ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਨਾਮ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਧਾਰਨ 'ਪਿਆਰੇ ਸਰ ਜਾਂ ਮੈਡਮ' ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਸ਼ਿਸ਼ਟਾਚਾਰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਵਿਸ਼ਵਾਸ਼ਯੋਗ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੂਰ ਲੈ ਜਾਵੇਗਾ, ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਕੰਮ ਦੀ ਕਿਸੇ ਵੀ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਹੋ.
3. ਗੈਰ ਰਸਮੀ ਭਾਸ਼ਾ
ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਦੇ ਨਾਲ ਸਿੱਧੇ ਬਿੰਦੂ ਤੇ ਪਹੁੰਚਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਨਾਲ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਨਾ ਡੋਲੋ ਜਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਦੋਸਤ ਨਾਲ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇਹ ਨਾ ਲਿਖੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਵੇਂ ਬੋਲੋਗੇ।
ਤੁਸੀਂ ਅਜਿਹੀ ਅਸਪਸ਼ਟ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਅਤੇ ਚੁਸਤ ਜਾਪਦੀ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਪਤਾ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਹਿ ਰਹੇ ਹੋ। ਹਰ ਸਮੇਂ, ਜਿੱਥੇ ਵੀ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸਨੂੰ ਗੈਰ-ਰਸਮੀ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਸੰਭਵ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਵੀ।
ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇਗਾ.
4. ਦਸਤਖਤ ਕਰਨਾ
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਭੇਜ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਪੱਤਰ ਨਾਲ ਵੀ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਸਿਰਫ਼ 'ਬਾਈ' ਅਤੇ ਆਪਣਾ ਪਹਿਲਾ ਨਾਂ ਨਾ ਕਹੋ; ਇਹ ਬਹੁਤ ਨਿੱਜੀ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਨਾਮ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ 'ਤੁਹਾਡਾ ਇਮਾਨਦਾਰੀ ਨਾਲ' ਅਤੇ 'ਤੇਰਾ ਵਫ਼ਾਦਾਰੀ ਨਾਲ' ਕਹਿਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ। ਫਿਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਪੂਰੇ ਨਾਮ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਜੋ ਵੀ ਸਥਿਤੀ ਹੈ, ਦੇ ਨਾਲ ਖਤਮ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। (ਸੀ.ਈ.ਓ., ਤਕਨੀਕੀ ਸਟਾਫ਼ ਆਦਿ)
ਇਸ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇਹ ਹੈ! ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੁਣੇ ਆਪਣੇ ਬੌਸ ਨੂੰ ਦਿਖਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਹੁਣ ਤੋਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲ ਸਕਦੇ ਹੋ!