नमस्ते और हमारे बिजनेस ईमेल शिष्टाचार में आपका स्वागत है। अधिकांश लोगों को अपने जीवन में पहले कभी न कभी ईमेल लिखने का अनुभव होता है। हालाँकि, एक औसत व्यक्ति जो ईमेल लिखता है वह संभवतः व्यक्तिगत ईमेल होते हैं, न कि कार्य उद्देश्यों के लिए मेल।
ईमेल आप अपने मित्रों को जो भेजते हैं वे सामग्री और व्यावसायिक ईमेल के संदर्भ में अविश्वसनीय रूप से भिन्न होते हैं जो आप ग्राहकों या नियोक्ताओं या यहां तक कि अपने कार्यबल में अन्य सहयोगियों को भेजेंगे।
इसलिए, यदि आपके पास एक नौकरी है जिसमें आप लोगों को व्यावसायिक शैली में ईमेल लिखना शामिल है, तो व्यवसाय ईमेल शिष्टाचार सीखना आपके लिए एक परम आवश्यक है।
1. शीर्षक लेआउट
जब आप मित्रों को ईमेल भेज रहे होते हैं, तो आप आम तौर पर उन्हें एक मेमो की तरह रखते हैं। इसका मतलब यह है कि मूल अभिवादन और पैराग्राफ के अलावा लेआउट में बहुत कम विवरण होता है, आमतौर पर अभिवादन से शुरू होता है।
हालाँकि, a . के साथ बिजनेस ईमेल, इसे बिल्कुल वैसे ही लिखना सबसे अच्छा है जैसे आप एक औपचारिक पत्र लिखते हैं। आपको दाएं कोने में कंपनी का पता और तारीख भी डालनी होगी। उसके बाद ही आपको अभिवादन पर आगे बढ़ना चाहिए।
यह आपके ईमेल को अधिक औपचारिक बना देगा, जिससे आप एक पेशेवर की तरह लगेंगे जो जानता है कि वे क्या कर रहे हैं, किसी ऐसे व्यक्ति के विपरीत जो लेआउट को सही करने के लिए अतिरिक्त समय खर्च करने से परेशान नहीं हो सकता है।
2. उचित अभिवादन
जब तुम ईमेल भेजना किसी मित्र को, आप आमतौर पर अनौपचारिक रूप से उनका स्वागत करते हैं। यदि उनका नाम मैरी जॉनसन होता, तो आप शायद अपना पत्र 'हे मैरी' या 'हैलो मैरी' से शुरू करते।
हालांकि, यह आपके व्यवसाय के किसी ग्राहक या अन्य महत्वपूर्ण व्यक्ति को ईमेल लिखने का पेशेवर तरीका नहीं माना जाता है। फिर से, आपको उस उचित पद्धति का उपयोग करना चाहिए जिससे आप किसी का अभिवादन करेंगे यदि आप उन्हें इसके बजाय एक औपचारिक पत्र लिख रहे थे।
यदि आपका ग्राहक फिर से मैरी जॉनसन है, तो आपको उसका सम्मानपूर्वक अभिवादन करना चाहिए। 'प्रिय सुश्री जॉनसन' इस मामले में आपके पत्र के वास्तविक शरीर को शुरू करने का सबसे उपयुक्त तरीका होगा। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो आपको एक साधारण 'प्रिय महोदय या महोदया' से शुरू करना चाहिए।
विनम्रता आपको हमेशा अविश्वसनीय रूप से दूर ले जाएगी, चाहे आप किसी भी कार्य में हों।
3. अनौपचारिक भाषा
आपको अपने ईमेल से सीधे मुद्दे पर पहुंचना चाहिए। अगर आप किसी मित्र से चैट कर रहे हैं तो उस तरह से न उलझें और न ही लिखें कि आप कैसे बोलेंगे।
आप ऐसी भाषा का उपयोग करते हैं जो प्रभावशाली और स्मार्ट लगती है जबकि ऐसी अस्पष्ट भाषा का उपयोग नहीं करते जिससे आपके प्राप्तकर्ता को पता ही न चले कि आप क्या कह रहे हैं। हर समय, जहां संभव हो आपको इसे अनौपचारिक रखना चाहिए, संभवतः अवैयक्तिक भी।
यह आपको लंबे समय में बहुत ही पेशेवर लगेगा।
4. हस्ताक्षर करना
जब आप अपना ईमेल भेज रहे हों, तो आपको इसे पत्र के साथ ही समाप्त करना होगा। केवल 'अलविदा' और अपना पहला नाम न कहें; वह बहुत व्यक्तिगत है.
यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं तो आपको 'भवदीय' और यदि नहीं पता है तो 'भवदीय' कहना होगा। फिर आपको अपना पूरा नाम और कंपनी में आपकी जो भी स्थिति हो, उसके साथ समाप्त करना चाहिए। (सीईओ, तकनीकी कर्मचारी आदि)
इसलिए यह अब आपके पास है! अब आपको बस अपने बॉस को दिखाना है कि अब से आप ईमेल को संभाल सकते हैं!