أهلا ومرحبا بكم في آداب البريد الإلكتروني للأعمال. يتمتع معظم الناس بخبرة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني في وقت ما من قبل في حياتهم. ومع ذلك ، فإن رسائل البريد الإلكتروني التي يكتبها الشخص العادي ربما تكون رسائل بريد إلكتروني شخصية وليست رسائل بريد إلكتروني لأغراض العمل.
رسائل البريد الإلكتروني تختلف بشكل لا يصدق في المحتوى والسياق عن رسائل البريد الإلكتروني التجارية التي ترسلها إلى الأصدقاء والتي ترسلها إلى العملاء أو أصحاب العمل أو حتى الزملاء الآخرين في قوة العمل لديك.
لذلك ، إذا كانت لديك وظيفة تتضمن كتابة رسائل بريد إلكتروني إلى الأشخاص بأسلوب العمل ، فإن تعلم آداب التعامل مع البريد الإلكتروني للأعمال أمر لا بد منه بالنسبة لك.
1. تخطيطات العنوان
عندما ترسل رسائل بريد إلكتروني إلى الأصدقاء ، فإنك تضعها عمومًا كمذكرة. هذا يعني أن هناك تفاصيل قليلة جدًا في المخطط إلى جانب التحيات والفقرات الأساسية ، والتي تبدأ عادةً بالتحيات.
ومع ذلك ، مع أ البريد الإلكتروني للنشاط التجاري، من الأفضل أن تضعه تمامًا كما لو كنت تضع خطابًا رسميًا. تحتاج إلى وضع عنوان الشركة في الزاوية اليمنى والتاريخ أيضًا. عندها فقط يجب أن تستمر في التحية.
سيؤدي ذلك إلى جعل بريدك الإلكتروني يبدو أكثر رسمية ، مما يجعلك تبدو كمحترف يعرف ما يفعله بدلاً من شخص لا يمكن إزعاجه في قضاء الوقت الإضافي للحصول على التصميم الصحيح.
2. اللائق التحية
عندما تقوم بـ إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني إلى صديق ، فأنت عادةً ما تحييه بشكل غير رسمي. إذا كان اسمه ماري جونسون ، فمن المحتمل أن تبدأ رسالتك بـ "Hey Mary" أو "Hello Mary".
ومع ذلك ، لا تعتبر هذه طريقة احترافية لكتابة بريد إلكتروني إلى عميل أو شخص مهم آخر في عملك. مرة أخرى ، يجب عليك استخدام الطريقة المناسبة التي سترحب بها على شخص ما إذا كنت تكتب له خطابًا رسميًا بدلاً من ذلك.
إذا كانت عميلك هي ماري جونسون مرة أخرى ، فعليك أن تحييها باحترام. ستكون "عزيزتي السيدة جونسون" الطريقة الأنسب لبدء الجسم الفعلي لرسالتك في هذه الحالة. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، فعليك أن تبدأ بكلمة بسيطة "سيدي أو سيدتي".
ستجعلك الأدب دائمًا بعيدًا بشكل لا يصدق ، بغض النظر عن نوع العمل الذي تعمل فيه.
3. لغة غير رسمية
يجب أن تصل مباشرة إلى صلب الموضوع مع بريدك الإلكتروني. لا تتوانى في الأمر كما لو كنت تتحدث مع صديق ولا تكتبه كيف تتحدث أيضًا.
أنت تستخدم لغة تبدو رائعة وذكية بينما لا تستخدم لغة غامضة بحيث لا يعرف المستلم ما تقوله. طوال الوقت ، يجب أن تجعلها غير رسمية قدر الإمكان ، وربما تكون غير شخصية أيضًا.
سيجعلك تبدو محترفًا للغاية على المدى الطويل.
4. التوقيع
عندما ترسل بريدك الإلكتروني ، يجب أن تنهيه كما تفعل بحرف أيضًا. لا تقل "إلى اللقاء" واسمك الأول فحسب ؛ هذا شخصي للغاية.
عليك أن تقول "لك بصدق إذا كنت تعرف اسم المستلم و" لك بإخلاص "إذا لم تكن تعرف ذلك. ثم يجب أن تنتهي باسمك الكامل وأي منصب لديك في الشركة. (المدير التنفيذي والموظفون الفنيون وما إلى ذلك)
لذلك هناك لديك! كل ما عليك فعله الآن هو أن تُظهر لرئيسك في العمل أنه يمكنك التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني من الآن فصاعدًا!
